Bawaslu Ternate Perkuat Pengelolaan Kearsipan, Tingkatkan Kompetensi Jajaran
|
TERNATE – Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kota Ternate terus memperkuat tata kelola kearsipan. Upaya ini dilakukan untuk meningkatkan tertib administrasi, keamanan dokumen, serta efektivitas pengelolaan arsip kelembagaan.
Kepala Sekretariat Bawaslu Kota Ternate, Abdul Hamdi Alydrus, mengatakan pengelolaan kearsipan merupakan aspek penting yang harus dipahami dan dikuasai seluruh jajaran sekretariat.
Menurutnya, pengelolaan arsip telah diatur dalam Peraturan Bawaslu (Perbawaslu) Nomor 10 Tahun 2020 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis, serta didukung regulasi lainnya terkait klasifikasi dan keamanan arsip. "Saya berharap pengelolaan kearsipan ini harus benar-benar kita kuasai," ucap Hamdi saat memberikan sambutan pembukaan kegiatan, Rabu (4/11/2026).
Ia menjelaskan, pengelolaan arsip mengalami perkembangan seiring kemajuan teknologi. Jika sebelumnya dokumen hanya disimpan dalam map, kini sistem penyimpanan telah beralih ke digital sehingga arsip dapat tersimpan dan terintegrasi dengan lebih baik. "Sekarang sudah ada aplikasi SIGARU. Ini merupakan inovasi yang sangat baik dalam pengelolaan kearsipan," katanya.
Sementara itu, Ketua Bawaslu Kota Ternate, Kifli Sahlan, menegaskan bahwa kearsipan merupakan bagian penting dalam menjaga keberlangsungan organisasi. Menurutnya, perubahan regulasi kearsipan menuntut jajaran Bawaslu untuk terus meningkatkan pemahaman dan kompetensi.
Sebagai lembaga pemerintah, kata Kifli, Bawaslu harus menjalankan tata kelola administrasi sesuai norma dan ketentuan yang berlaku. "Dalam organisasi, kearsipan ini disebut sebagai darah organisasi. Karena itu, setiap dokumen, baik putusan maupun surat, harus dikelola dan disimpan dengan baik," ungkapnya.
Ia juga menjelaskan bahwa karena administrasi juga melekat pada setiap divisi. Maka, seluruh jajaran perlu memiliki inisiatif untuk terus belajar dan meningkatkan kemampuan dalam pengelolaan kearsipan. Kifli turut menyampaikan apresiasi kepada jajaran Bawaslu Provinsi Maluku Utara yang telah hadir untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman mengenai pengelolaan kearsipan bersama Bawaslu Kota Ternate.
Dalam pemaparan materi, Subkoordinator PBJ, Arsip, dan Protokol Sekretariat Bawaslu Provinsi Maluku Utara menjelaskan sejumlah ketentuan dan mekanisme pengelolaan arsip berdasarkan regulasi Bawaslu.
Ia menjelaskan, berdasarkan Perbawaslu Nomor 10 Tahun 2020, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Bawaslu.
Untuk memudahkan pemahaman, ia menggambarkan pengelolaan arsip seperti penataan pakaian di dalam lemari. Setiap bagian lemari memiliki tempat dan fungsi masing-masing untuk menata pakaian. Demikian pula arsip yang harus dikelompokkan dan ditata sesuai klasifikasinya agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Dalam materi tersebut juga dijelaskan bahwa pengelolaan kearsipan didukung sejumlah regulasi yang membentuk satu sistem kearsipan. Di antaranya Perbawaslu Nomor 10 Tahun 2020 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis, ketentuan klasifikasi arsip, serta Perbawaslu Nomor 12 Tahun 2020 tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.
Ia menegaskan, pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab unit kerja kearsipan. Dimana terdapat empat tahapan utama dalam pengelolaannya, yakni penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Selain itu, terdapat enam instrumen penting untuk mewujudkan tertib administrasi kearsipan sekaligus memudahkan penemuan kembali dokumen. Keenam instrumen tersebut meliputi buku agenda, lembar disposisi, pemberkasan, indeks, tunjuk silang, dan daftar arsip.
Lebih lanjut, ia juga memaparkan bahwa penyusutan arsip dilakukan melalui tiga mekanisme, yaitu pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip. Setiap proses pemusnahan harus dilengkapi berita acara sebagai bentuk pertanggungjawaban administrasi. Selain itu, materi tersebut juga membahas Perbawaslu Nomor 14 Tahun 2020 yang mengatur ketentuan retensi arsip atau jangka waktu penyimpanan arsip sebelum ditentukan tindak lanjut pengelolaannya. (humas)
